Digitalisierung – das Dilemma des kleinen Mittelständlers

Wie ein Back-Office kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen kann


Gerade kleinere mittelständische Handwerks-Unternehmen, die einmal mit nur wenigen Mitarbeitern angefangen haben und mit der Zeit wachsen, tun sich oft schwer: Plötzlich gibt es Mitarbeiterprobleme, der Chef muss sich nicht nur um das Handwerkliche kümmern, sondern bekommt auch organisatorische Aufgaben wie beispielsweise Beschaffung, Versicherungen, Rechnungen, Mahnwesen und Liquidität. Anders als größere Unternehmen hat ein kleines mittelständisches Unternehmen allerdings gar nicht das Wissen darüber sowie auch gar keine Kontakte, um all das aufzubauen. Was also tun? Es gibt eine ganz elegante Möglichkeit: Outsourcen – lassen Sie es einen Profi machen.

Ein Back-Office hält den Rücken frei

Sicherlich fällt es nicht ganz leicht, Dinge in fremde Hände abzugeben. Aber seien wir doch mal ehrlich: Wie viel Zeit, Energie und Nerven kostet es, wenn man sich mit Dingen beschäftigen muss, die eigentlich gar nicht zur eigenen Kompetenz gehören? Oft sitzt der Geschäftsführer – der tagsüber aus Leidenschaft oder Not heraus lieber auf der Baustelle oder in der Werkshalle unterwegs ist – abends und am Wochenende noch lange in seinem Büro, um sich administrativen Aufgaben zu widmen, die einfach gemacht werden müssen?

Große Unternehmen haben es da einfacher, wenn sich eigene Abteilungen mit solchen Aufgaben beschäftigen. Doch dort sitzen wiederum Menschen, denen es Spaß macht, sich mit Zahlen, Vorschriften und Gesetzen auseinanderzusetzen. Warum sollte sich der kleine Mittelständler nicht auch diesen Vorteil gönnen? Mit einem Back-Office, das ihm den Rücken frei hält für die Dinge, die er sich mit seinem Geschäft aufgebaut hat.

Wissen ins Haus holen

Mit einem externen Back-Office kann beispielsweise die Rechnungsstellung erledigt werden, das Mahnwesen sowie die Fakturierung der Rechnungen, damit das Unternehmen über eine entsprechende Liquidität verfügt. Ein Back-Office kann schauen, ob über größere Einkaufsvolumina eine andere Preisgestaltung im Einkauf erreicht werden kann. Durch das Vergeben mehrerer kleinerer Aufträge an andere Mittelständler könnte übergreifend auch ein größeres Projekt angenommen werden, was wiederum Auftragssicherheit darstellt.

So könnte zum Beispiel ein Handwerker mit 300.000 Euro Umsatz und einem Materialeinsatz von 100.000 Euro sein Ergebnis um 2 bis 5 Prozent steigern, nur dadurch, dass Einkaufsvolumen zusammengeführt werden. Ganz zu schweigen von dem finanziellen Vorteil, statt Lieferantenkredite Skonti auszunutzen. In der Summe macht sich das für den Einkauf von Handwerkszeug, Autos, Baumaterial oder dergleichen auf jeden Fall bezahlt. Eine solche Tätigkeit würde outgesourct und der Geschäftsführer kann sich um das kümmern, was er am besten beherrscht, um dort optimale Leistung bringen. Nichts lenkt ihn davon ab, denn administrative Tätigkeiten werden ihm abgenommen. Gleichzeitig erhält er über sein Unternehmen ein ausführliches Reporting, um alle Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren.

Risiken minimieren

Oft arbeiten Lebenspartner mit im Betrieb und übernehmen Bürotätigkeiten. Was, wenn diese Kraft ausfällt? Auch dieses ist eine Lücke mit Risikofaktor. Was, wenn bei einem Bauauftrag der Bauherr die Schlussrechnung samt Gewährleistungseinbehalt nicht zahlt? Dann fehlen dem Unternehmen schnell einmal 20 Prozent des Auftragsvolumens. Und wenn dieser mit 10 Prozent Gewinn kalkuliert, werden daraus 10 Prozent Verlust. Je nachdem kann das den Konkurs bedeuten.

Unser Fazit:

Ein kleineres mittelständisches Unternehmen, das durch die Hilfe der Mittelstandprofis, sich auf seine ursprünglichen Aufgaben konzentrieren kann und damit mehr Wachstum generiert, Aufgaben reduziert und zugleich Gewinne erhöht, sollte sich diese Optimierung zukaufen – damit es weiter bei seiner Profession bleiben kann und niemand den Spaß an seinem Job verliert. Wir werden erleben, dass Unternehmen, die sich in dieser Frage nicht reorganisieren, es schwer haben, zukünftig am Markt profitable Aufträge zu generieren.

Sie interessieren sich für das Thema Back-Office und haben gezielt Fragen? Wir beantworten sie gerne.